“HELGA”.
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de HELGA, sus establecimientos de comercio afiliados y programas, considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales.
La presente política será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales, laborales o demás relativas; de esta manera HELGA manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a HELGA cualquier tipo de información o dato personal tendrán en cualquier momento la potestad de solicitar se les notifique qué información está bajo tratamiento, así como podrán, actualizarla, rectificarla o solicitar su supresión si es del caso.
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Nombre de la Entidad propietaria de HELGA: |
HELGA SOFTWARE DBA
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Domicilio y Dirección: |
7227 NW 88TH AVE, TAMARAC, FL, 33321. FLORIDA, ESTADOS UNIDOS. |
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Correo Electrónico: |
sac@helgasys.com |
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Teléfono |
+ 57 312 2975120 |
Definiciones.
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
· Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
· Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.
· Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
· Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales HELGA tiene una relación comercial.
· Consumidores: Persona natural que consume los servicios prestados por HELGA.
· Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
· Dato público: Son los datos no establecidos como semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
· Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
· Reclamo: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
· Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades y servicios prestados por la página web.
· Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, entiéndanse clientes o usuarios, empleados, proveedores y demás individuos relacionados con HELGA.
· Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
· Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Para el Tratamiento de los Datos Personales, HELGA aplicará los principios que
se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la
recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos
personales:
· Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
· Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en HELGA están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en HELGA.
HELGA puede recolectar información y datos personales de sus clientes o usuarios, empleados, proveedores y demás individuos relacionados con ella (Los Titulares), lo cual puede variar en razón de requerimientos de autoridades, facilidades tecnológicas, naturaleza del producto y/o servicio a suministrar, entre otros, para tales efectos, HELGA puede recolectar información y datos personales, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros, en archivo físicos y demás mecanismos que permitan almacenar la información.
Entre otros, HELGA podrá recolectar datos como los que se enumeran a continuación de manera enunciativa y no taxativa:
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por
parte de HELGA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en
cualquier momento:
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HELGA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a HELGA para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
c. Ser informado por HELGA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
d. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
e. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
· Por el Titular;
· Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
· Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
· Por estipulación a favor de otro o para otro.
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
a. Responder y respetar el interés superior de los menores
b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, HELGA informará al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento y cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Adicionalmente, HELGA tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, HELGA ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.
La información suministrada por El Titular podrá permanecer almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento a fin de permitir el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo, o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.
HELGA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, HELGA hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades respecto de las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
HELGA atenderá en lo general a los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, y en lo particular a los siguientes:
El área de Administración de HELGA, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de HELGA, están obligados a reportar estas Bases de Datos a dicha área y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
El área de Administración de la página web también ha sido designada por HELGA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área puede ser contactada a través del correo electrónico sac@helgasys.com.
HELGA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento; esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por HELGA, tales como:
· Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por HELGA.
· De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia, debidamente registrada.
· Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales. O por su registro en la página web.
En ningún caso HELGA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
· Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
· Datos de naturaleza pública;
· Casos de urgencia médica o sanitaria;
· Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
· Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
HELGA obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada por HELGA de manera previa al tratamiento de los datos personales.
HELGA conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad, al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, HELGA podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
Los Titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a HELGA para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. HELGA establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto HELGA deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, HELGA podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
Los Titulares deberán suministrar información veraz sobre su información y datos personales para hacer posible la prestación de los servicios contratados, así como para los demás servicios que ellos requieran y bajo cuyas condiciones aceptan entregar la información requerida.
HELGA presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de Los Titulares, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, HELGA no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información y datos personales, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.
El tratamiento de los datos personales de cualquier persona con la cual HELGA tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
a. Para el registro de los usuarios en la página web.
b. Para promocionar y vender servicios de turismo de terceras compañías.
c. Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por HELGA.
d. Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos.
e. Controlar el acceso a las oficinas de HELGA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
f. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
g. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
h. Transferir la información recolectada a distintas áreas de HELGA y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).
i. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
j. Registrar sus datos personales en los sistemas de información de HELGA y en sus bases de datos comerciales y operativas.
k. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
l. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
m. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
n. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de HELGA.
a. Para cumplir las obligaciones contraídas por HELGA con sus Clientes y Usuarios al momento de utilizar nuestros servicios.
b. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por HELGA;
c. Enviar información sobre ofertas relacionadas con las empresas que se promocionan a través de HELGA;
d. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Usuarios y Clientes, mediante el envío de información relevante y evaluación de la calidad del servicio.
e. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
f. Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los servicios ofrecidos por HELGA.
g. Permitir que compañías vinculadas a HELGA, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
h. Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de HELGA, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
a. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
b. Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de HELGA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
c. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
d. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
e. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
f. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
g. Planificar actividades empresariales.
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de HELGA y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los derechos del titular.
d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
Los Titulares de Datos Personales tratados por HELGA tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, HELGA pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:
Solicitud presentada al correo electrónico: sac@helgasys.com.
Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
Procedimiento para la realización de peticiones y consultas: El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando:
· La información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
· El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
· La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
· Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, HELGA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
· Las peticiones y/o consultas serán atendidas por HELGA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, salvo que se tratase de un hecho de fuerza mayor insuperable, caso en el cual se le indicará tal condición al Titular solicitante y el termino de atención al requerimiento.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales HELGA garantiza:
· Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
· Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
· Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por HELGA. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia HELGA podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por HELGA deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante HELGA, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
a. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
b. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por HELGA indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
· El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
· Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
· La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
c. Si la solicitud se presenta incompleta, HELGA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
d. En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de Legal de HELGA., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
e. Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.
f. El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de HELGA, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de HELGA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
HELGA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de HELGA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. HELGA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de HELGA y sus Encargados. HELGA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
HELGA podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.
Igualmente, HELGA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a HELGA cuando:
a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de HELGA;
b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, cuando HELGA desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
a. Los alcances y finalidades del tratamiento.
b. Las actividades que el Encargado realizará en nombre de HELGA.
c. Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y HELGA.
d. El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo.
e. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
f. Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por HELGA como por el Encargado de los datos en su lugar de nat.
Utilización y transferencia internacional de datos personales e información personal por parte de HELGA:
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, HELGA tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con HELGA y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe HELGA, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales.
HELGA, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:
a. para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
b. para cumplir con procesos jurídicos;
c. para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;
d. para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
e. para proteger nuestras operaciones;
f. para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y
g. para obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
HELGA se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de anuncios visibles en sus establecimientos o centros de atención a clientes, en los sitios web de HELGA o a través del último correo electrónico proporcionado.
Esta Política de Protección de Datos Personales entrará a regir a partir del año 2018.
Esta Política fue actualizada el 1 de marzo de 2024.
XIX. CONTACTANOS
Si tienes alguna pregunta o sugerencia acerca de la Política de Privacidad, no dudes en contactarnos al correo contacto@helgasys.com